Jeżeli bezskutecznie podjęto wszelkie możliwe próby skontaktowania się z poszkodowanym, do dokumentacji należy załączyć notatkę służbową sporządzoną przez członka (członków) zespołu powypadkowego, z której wynikać będzie, dlaczego na protokole brakuje podpisów poszkodowanego oraz jakie działania podjęto, aby je uzyskać.
Stosownie do art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 1242 z późn. zm.) za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą:
1) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych;
2) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia;
3) w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.
Zgodnie z art. 234 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.), w razie wypadku przy pracy pracodawca ma obowiązek podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie, zapewnić udzielenie pierwszej pomocy osobom poszkodowanym i ustalić w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyn wypadku oraz zastosować odpowiednie środki zapobiegające podobnym wypadkom.
Sposób i tryb postępowania przy ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sposób ich dokumentowania określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz. U. Nr 105, poz. 870).
Przepisy powyższego rozporządzenia zobowiązują pracodawcę, aby po uzyskaniu zawiadomienia o wypadku przy pracy powołał zespół powypadkowy (co do zasady składający się z pracownika służby bhp oraz społecznego inspektora pracy), którego zadaniem jest ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku oraz sporządzenie – nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku – protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, według wzoru ustalonego w przepisach rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 16 września 2004 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz. U. Nr 227, poz. 2298). Przed zatwierdzeniem protokół powinien zostać przedstawiony przez pracodawcę poszkodowanemu do akceptacji, a przypadku jego śmierci – członkom rodziny zmarłego. Zespół powypadkowy musi również pouczyć poszkodowanego, że przysługuje mu prawo zgłoszenia uwag i zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole powypadkowym, a także prawo wglądu do akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek i odpisów oraz kopii.
Przepisy nie określają, w jaki sposób powinien postąpić pracodawca w przypadku, gdy w trakcie niezakończonego postępowania powypadkowego pracownik kończy stosunek pracy i nie ma z nim kontaktu. Uważam jednak, że w takiej sytuacji należy zakończyć postępowanie i sporządzony protokół przekazać do zatwierdzenia pracodawcy z załączoną notatką służbową wyjaśniającą przyczyny tego stanu. Z notatki powinno wynikać, jakie działania podjął zespół powypadkowy, aby skontaktować się z poszkodowanym, a także załączyć potwierdzenie nieodebrania przez niego przesyłki pocztowej. Uważam również, że pracodawca powinien zatwierdzić przygotowany protokół powypadkowy, odnotować go w rejestrze wypadków, sporządzić statystyczną kartę wypadku przy pracy oraz zrealizować zalecenia powypadkowe wynikające z treści tego protokołu.
