Kiedy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom posiłki profilaktyczne? Czy posiłki profilaktyczne korzystają ze zwolnienia z opodatkowania i ozusowania?
Prawo do posiłków mają pracownicy wykonujący prace, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. Nr 60, poz. 279 ze zm.; dalej: Posiłki profilaktyczne). Pracodawca powinien ustalić zasady wydawania posiłków profilaktycznych i napojów, a następnie zamieścić te ustalenia w regulaminie pracy albo innym akcie wewnątrzzakładowym (§ 5 Posiłki profilaktyczne).
Pracownicy uprawnieni do posiłków profilaktycznych
Artykuł 232 KP oraz wydane na jego podstawie posiłki profilaktyczne zobowiązują pracodawcę do zapewnienia posiłków profilaktycznych pracownikom. Zgodnie z art. 232 KP pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.
Zgodnie z Dz.U. Nr 60, poz. 279 ze zm.; dalej: Posiłki profilaktyczne prawo do posiłków profilaktycznych przysługuje pracownikom wykonującym prace:
-
związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8374 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet;
-
związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10°C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25°C;
-
związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym, tj. od 1 listopada do 31 marca;
-
pod ziemią;
-
związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.
Zasady wydawania, korzystania lub przyrządzania posiłków profilaktycznych
Posiłki powinny zawierać około 50–55% węglowodanów, 30–35% tłuszczów, 15% białek oraz posiadać wartość kaloryczną około 1000 kcal.
Jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, może zapewnić w czasie pracy:
-
korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych;
-
przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.
Posiłki i napoje są wydawane pracownikom w dniach wykonywania prac uzasadniających ich wydawanie. Posiłki należy wydawać w czasie regulaminowych przerw po 3–4 godzinach pracy, tak aby zrównoważyć wydatek energii pracownika. Pracodawca powinien zapewnić zachowanie odpowiednich warunków higieniczno-sanitarnych przygotowywania oraz spożywania posiłków i napojów.
Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, korzystania lub przyrządzania, ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca, po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników, ustala wykaz stanowisk, na których zatrudnionym pracownikom będą przysługiwać profilaktyczne napoje i posiłki. Pracodawca powinien ustalić zasady wydawania posiłków profilaktycznych i napojów, a następnie zamieścić te ustalenia w regulaminie pracy albo innym akcie wewnątrzzakładowym (§ 5 PosiłkiRegenR). Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki.
Należy dodać, że posiłku profilaktycznego, do którego zapewnienia pracodawca jest zobowiązany na podstawie art. 232 KP i Posiłki profilaktyczne, nie można traktować jako posiłku, o którym mowa w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.1.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167), gdyż oba świadczenia przysługują na podstawie różnych przepisów i mają różny charakter.
Zwolnienie z opodatkowania
Jeżeli zostały spełnione przesłanki wskazane w przepisach KP oraz Posiłki Profilaktyczne, a tym samym jeżeli pracodawca realizuje obowiązek wydawania świadczeń w postaci posiłków na podstawie szczegółowych przepisów prawa pracy, to – zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU) – takie świadczenie jest zwolnione z opodatkowania.
Wolne od podatku dochodowego są bowiem świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące pracownikom na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Chociaż przepisy przytoczonych aktów z zakresu prawa pracy nie przewidują możliwości wydawania pracownikom kuponów żywieniowych, za które mogliby nabyć posiłek lub produkty spożywcze do jego sporządzenia, to przepisy podatkowe przewidują również zwolnienie od podatku w sytuacji otrzymania przez pracownika takiego bonu.
Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 11b PDOFizU wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.
Tym samym – zarówno w przypadku wydawania posiłków na postawie obowiązujących przepisów bhp, jak i w przypadku, gdy pracownik otrzyma kupony (bony, talony) uprawniające do nabycia za nie posiłku – wartość takich posiłków będzie korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego, a co za tym idzie – na pracodawcy nie będzie spoczywał obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy. Potwierdza to również treść interpretacji indywidualnej Ministra Finansów – Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 8.6.2012 r. (IPTPB1/415-169/12-4/MD, Legalis).
Kiedy naliczyć składki ZUS?
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowi m.in.:
-
wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra;
-
wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.
Analogiczne zasady obowiązują w zakresie ustalania składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jak bowiem wynika z art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób.
W przypadku jednak wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za te posiłki lub zwrotu pracownikom kosztów poniesionych na ich zakup powstaje po stronie pracowników przychód, od którego pracodawca jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek dochodowy oraz naliczyć składki ZUS.
Ważne
W części odpowiedzi dotyczącej opodatkowania oraz składek ZUS wykorzystano fragment książki Doroty Twardo, Opodatkowanie i oskładkowanie wynagrodzeń. Rozliczanie pracowników i zleceniobiorców, Warszawa 2014.
