Elektroniczne dokumentowanie szkoleń z zakresu bhp nie może zastąpić formy tradycyjnej, jaką jest przechowywanie dokumentacji kadrowej w indywidualnych aktach osobowych pracownika.
Stosownie do art. 2373 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p., pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenia te, zgodnie z art. 2373 § 3 k.p., powinny odbywać się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
Szczegółowe zasady organizowania i przeprowadzania szkoleń określone zostały wrozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.) – dalej r.s.b.h.p.
W myśl § 6 r.s.b.h.p., szkolenia z dziedziny bhp prowadzone są jako szkolenia wstępne i szkolenie okresowe.
Szkolenie wstępne, na które składa się instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy, powinno odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do pracy, natomiast częstotliwość przeprowadzania szkoleń okresowych pracodawca ustala, po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, zachowując wytyczne wynikające z § 15 r.s.b.h.p.
Przepisy r.s.b.h.p. wskazują, że pracownik, który odbył szkolenie wstępne z zakresu bhp (instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy), jest obowiązany potwierdzić ten fakt na piśmie w karcie szkolenia wstępnego (§ 12 ust. 1 r.s.b.h.p.). Wzór karty został określony w załączniku nr 2 do r.s.b.h.p.
Potwierdzeniem ukończenia szkolenia okresowego z zakresu bhp, zgodnie z § 16 ust. 3 r.s.b.h.p., jest zaświadczenie wydane przez organizatora szkolenia. Wzór zaświadczenia zawiera załącznik nr 3 do r.s.b.h.p.
Zarówno karta szkolenia wstępnego, jak i odpis zaświadczenia potwierdzającego ukończenie szkolenia okresowego z zakresu bhp, powinny być przechowywane w aktach osobowych uczestnika szkolenia. Wynika to nie tylko z § 12 ust. 1 oraz § 16 ust. 3 r.s.b.h.p., ale również z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).
