Elektroniczne potwierdzenie szkolenia BHP – nowe przepisy, zasady dokumentowania i korzyści dla firm

Cyfryzacja procesów kadrowych od lat postępuje niezwykle dynamicznie, jednak obszar bezpieczeństwa i higieny pracy długo pozostawał przywiązany do tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów. Przełomem w tym zakresie są zmiany, które weszły w życie 12 grudnia 2025 r. na mocy nowelizacji rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Nowe przepisy wprowadziły wyczekiwaną przez pracodawców i działy HR zmianę sposobu potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego BHP. Od teraz zarówno pracownik, jak i kierownik mogą potwierdzić przeprowadzenie oraz odbycie instruktażu w postaci elektronicznej – bez konieczności dysponowania kosztownym podpisem kwalifikowanym. Sprawdźmy, dlaczego wprowadzono te zmiany, jak prawidłowo gromadzić dokumentację po nowelizacji oraz jak wykorzystać nowe prawo do usprawnienia zdalnych szkoleń BHP w Twojej firmie.

Dlaczego zmienił się sposób potwierdzania szkolenia wstępnego BHP?

Aby zrozumieć wagę omawianej nowelizacji, warto spojrzeć na wcześniejsze brzmienie przepisów. Zgodnie z dotychczasowym § 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szkoleń BHP, odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego (składających się na szkolenie wstępne) pracownik musiał potwierdzić na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, przechowywanej w jego aktach osobowych.

Tak sformułowany przepis narzucał bezwzględny obowiązek zachowania formy pisemnej. W dobie pracy zdalnej, zespołów rozproszonych i elektronicznych teczek pracowniczych wymóg ten całkowicie odbiegał od realiów współczesnego środowiska pracy. Przesyłanie papierowych kart kurierem lub pocztą było czasochłonne i opóźniało proces wdrożenia nowej osoby (tzw. onboarding), natomiast alternatywa w postaci zakupu kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla każdego nowo zatrudnionego pracownika wiązała się ze zbyt wysokimi kosztami. Ustawodawca dostrzegł ten problem, otwierając drogę do znacznie prostszych rozwiązań cyfrowych.

Na czym polega podpis elektroniczny i czym różni się forma elektroniczna od postaci elektronicznej?

W praktyce kadrowej pojęcia „formy elektronicznej” oraz „postaci elektronicznej” bywają używane zamiennie, jednak w świetle prawa oznaczają zupełnie co innego. Rozróżnienie tych dwóch terminów jest kluczowe dla prawidłowego stosowania nowych przepisów BHP.

Zgodnie z art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne pod względem skutków prawnych z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej. Aby jednak zachować taką formę czynności prawnej, nie wystarczy zwykły skan czy e-mail – konieczne jest opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ § 1 k.c.). Jest to bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, regulowany przez art. 131 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1725). Ma on moc własnoręcznego podpisu i wywołuje skutki prawne, o ile został złożony w okresie ważności certyfikatu (art. 18 ust. 1 ww. ustawy).

Warto przy tym pamiętać o istotnej pułapce: kwalifikowany podpis elektroniczny można złożyć wyłącznie na dokumencie elektronicznym. Jeżeli wydrukujemy taki dokument wraz z raportem z weryfikacji podpisu, uzyskamy jedynie jego papierowe odwzorowanie, które w świetle rozporządzenia nie jest oryginalnym dokumentem papierowym.

Elektroniczne potwierdzenie szkolenia wstępnego BHP – dla pracownika i kierownika

Dzięki nowym przepisom, poza tradycyjną formą pisemną (papierową lub opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym), w pełni legalne stało się potwierdzanie szkolenia w opisanej wyżej postaci elektronicznej. Co niezwykle istotne, ułatwienie to działa dwustronnie.

Po pierwsze, pracownik może w postaci elektronicznej potwierdzić odbycie zarówno instruktażu ogólnego, jak i instruktażu stanowiskowego. Po drugie, identyczne uprawnienie zyskał kierownik komórki organizacyjnej, który może elektronicznie potwierdzić fakt przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego oraz oficjalnie dopuścić pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Cały proces wdrożenia może więc zamknąć się w obiegu cyfrowym, bez konieczności drukowania karty tylko po to, by złożyć na niej fizyczne parafki.

Jak prawidłowo udokumentować elektroniczne potwierdzenie szkolenia BHP?

Dopuszczenie komunikacji elektronicznej nie oznacza rezygnacji z samej karty szkolenia wstępnego. Podczas tradycyjnej procedury papierowej podpisy składane są bezpośrednio we właściwych rubrykach karty. Natomiast w przypadku wyboru postaci elektronicznej na pracodawcy spoczywa określony obowiązek dokumentacyjny.

Pracodawca musi sporządzić odpowiednią adnotację w karcie szkolenia wstępnego (dokładnie w miejscu przeznaczonym na podpis), a następnie dołączyć do niej dokument lub dokumenty w postaci elektronicznej. Kompletna dokumentacja dołączana do karty obejmuje:

• potwierdzenie odbycia przez pracownika instruktażu ogólnego,

• potwierdzenie odbycia instruktażu stanowiskowego,

• potwierdzenie przez kierownika komórki organizacyjnej przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego,

• potwierdzenie dopuszczenia pracownika do pracy,

• albo odwzorowanie powyższych dokumentów.

Na mocy dodanego do rozporządzenia § 12 ust. 3 wszystkie wymienione elementy stanowią integralną część karty szkolenia wstępnego. Pracodawca ma obowiązek przechowywać kartę wraz z dołączonymi dokumentami elektronicznymi (lub ich odwzorowaniem) w aktach osobowych pracownika, zgodnie z dyspozycją art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy.

Dlaczego warto wdrożyć nowe zasady w swojej firmie?

Znajomość i umiejętne stosowanie przepisów o elektronicznym potwierdzaniu szkoleń BHP przekłada się na wymierne korzyści biznesowe i organizacyjne:

1. Oszczędność kosztów – firma nie musi inwestować w płatne podpisy kwalifikowane dla nowych pracowników ani ponosić kosztów przesyłek kurierskich z dokumentacją papierową..
2.  Szybszy onboarding pracowników – formalności związane z dopuszczeniem do pracy (zwłaszcza w przypadku pracowników zdalnych i terenowych) można załatwić w kilka minut za pomocą służbowego e-maila lub platformy szkoleniowej.
3. Bezpieczeństwo podczas kontroli PIP – wiedząc, jak prawidłowo opisać kartę szkolenia wstępnego i jak archiwizować załączniki w aktach osobowych, unikasz kosztownych błędów formalnych i zakwestionowania ważności instruktaży przez inspektora pracy.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ) – elektroniczne potwierdzenie BHP w pigułce

Czy zwykły e-mail wystarczy jako potwierdzenie odbycia szkolenia wstępnego BHP?

Tak. Jeżeli wiadomość e-mail zawiera dane umożliwiające jednoznaczną identyfikację pracownika (np. imię, nazwisko, służbowy adres pocztowy) oraz wyraźne oświadczenie o odbyciu konkretnego instruktażu, stanowi ona w pełni legalne elektroniczne potwierdzenie szkolenia BHP.

Czy pracownik lub kierownik musi posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Nie. Nowelizacja rozporządzenia dopuszcza potwierdzenie w postaci elektronicznej, co oznacza, że oprócz podpisu kwalifikowanego akceptowalne są również prostsze formy, takie jak wiadomość e-mail czy potwierdzenie wygenerowane w systemie kadrowym.

Czy wydrukowany dokument z podpisem elektronicznym jest traktowany jak dokument papierowy?

Nie. Wydruk dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem elektronicznym jest jedynie jego papierowym odwzorowaniem, a nie oryginalnym dokumentem w formie pisemnej. Zgodnie z przepisami takie odwzorowanie należy dołączyć do karty szkolenia wstępnego, na której uprzednio umieszczono stosowną adnotację w rubryce podpisu.

Wsparcie w organizacji zdalnych szkoleń BHP

Wprowadzenie elektronicznego potwierdzenia szkolenia BHP to milowy krok w stronę nowoczesnego zarządzania bezpieczeństwem pracy. Dopuszczenie postaci elektronicznej – od wiadomości e-mail po dedykowane systemy IT – daje pracodawcom oraz działom kadr elastyczność, jakiej wymaga współczesny rynek pracy.

Masz wątpliwości, jak zastosować nowe przepisy w praktyce lub jak zorganizować szkolenia przez internet zgodnie z prawem?

Nie ryzykuj błędów w dokumentacji pracowniczej. Skontaktuj się z nami i skorzystaj z naszych certyfikowanych zdalnych szkoleń BHP! Pomożemy Ci kompleksowo zadbać o bezpieczeństwo w Twojej firmie:

• przeprowadzimy nowoczesne szkolenia BHP w wygodnej formule online,

• podpowiemy, jak bezbłędnie wdrożyć elektroniczne potwierdzenia i adnotacje w kartach szkolenia wstępnego,

• dostarczymy przejrzystą dokumentację, która bez problemu przejdzie każdą kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy.

👉 Skontaktuj się z naszymi specjalistami już dziś – rozwiejemy Twoje wątpliwości i dobierzemy zdalne szkolenia BHP idealnie dopasowane do potrzeb Twojego zespołu!