Termin postępowania powypadkowego i przygotowania protokołu – kiedy 14 dni nie jest terminem bezwzględnym?
Termin postępowania powypadkowego i przygotowania protokołu – przekroczone 14 dni i co dalej.
Postępowanie powypadkowe po wypadku przy pracy powinno zostać przeprowadzone sprawnie, rzetelnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. W praktyce wielu pracodawców oraz członków zespołów powypadkowych zastanawia się, czy 14-dniowy termin na sporządzenie protokołu powypadkowego jest terminem, którego należy bezwzględnie dotrzymać.
Odpowiedź brzmi: nie zawsze. Polskie przepisy dopuszczają sytuacje, w których zakończenie postępowania powypadkowego po upływie 14 dni jest całkowicie uzasadnione. Dotyczy to przede wszystkim przypadków, gdy kluczowe osoby uczestniczące w postępowaniu są czasowo niedostępne – np. z powodu urlopu, zwolnienia lekarskiego czy innych obiektywnych przeszkód.
Jaki jest termin sporządzenia protokołu powypadkowego?
Zgodnie z § 9 ust. 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, zespół powypadkowy sporządza protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy nie później niż w ciągu 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku.
Nie oznacza to jednak, że przekroczenie tego terminu automatycznie stanowi naruszenie przepisów.
Już sam ustawodawca przewidział możliwość wystąpienia okoliczności uniemożliwiających zakończenie postępowania w terminie. W takim przypadku w protokole powypadkowym należy wskazać przyczyny opóźnienia.
Czy termin 14 dni jest terminem bezwzględnym?
Nie.
Termin ma charakter instrukcyjny, a nie zawity. Oznacza to, że jego przekroczenie jest dopuszczalne, jeżeli istnieją obiektywne przeszkody uniemożliwiające rzetelne zakończenie postępowania.
Najważniejszą zasadą jest bowiem nie szybkość sporządzenia dokumentów, lecz prawidłowe ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy.
Zespół powypadkowy powinien zgromadzić cały materiał dowodowy przed zakończeniem postępowania.
Kiedy można przekroczyć termin prowadzenia postępowania powypadkowego powyżej 14 dni?
Najczęściej spotykane sytuacje to:
- urlop świadka,
- zwolnienie lekarskie świadka,
- hospitalizacja poszkodowanego,
- długotrwała nieobecność poszkodowanego,
- zwolnienie lekarskie członka zespołu powypadkowego,
- konieczność oczekiwania na dokumentację medyczną,
- oczekiwanie na opinię biegłego lub wyniki ekspertyz,
- oczekiwanie na informacje organów prowadzących odrębne postępowania (np. Policji lub prokuratury, jeżeli mają znaczenie dla ustalenia przebiegu zdarzenia).
Każda z tych okoliczności może stanowić uzasadnioną przyczynę wydłużenia postępowania.
Urlop świadka wypadku przy pracy
Świadkowie często są najważniejszym źródłem informacji dotyczących przebiegu zdarzenia.
Przepisy nie definiują pojęcia świadka, jednak przyjmuje się, że jest nim osoba, która bezpośrednio obserwowała przebieg wypadku. Nie będzie natomiast świadkiem osoba znająca okoliczności wyłącznie z relacji innych osób.
Jeżeli świadek przebywa na wcześniej zaplanowanym urlopie wypoczynkowym, zespół powypadkowy co do zasady nie może wymagać jego powrotu wyłącznie z powodu prowadzonego postępowania.
Pracownika można odwołać z urlopu jedynie wtedy, gdy wystąpiły okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. W większości przypadków sam fakt prowadzenia postępowania powypadkowego nie będzie wystarczającą podstawą.
Jeżeli zeznania świadka są kluczowe dla ustalenia przebiegu zdarzenia, zespół powypadkowy może zakończyć postępowanie dopiero po jego powrocie, odpowiednio uzasadniając przekroczenie ustawowego terminu.
Zwolnienie lekarskie świadka
Jeszcze częściej problem pojawia się wtedy, gdy świadek przebywa na zwolnieniu lekarskim.
Jeżeli stan zdrowia uniemożliwia przesłuchanie świadka lub kontakt z nim jest niemożliwy, zespół powypadkowy powinien poczekać na możliwość odebrania wyjaśnień.
Nie ma przepisu nakazującego zakończenie postępowania kosztem pominięcia istotnych dowodów.
Dopiero gdy informacje zgromadzone od pozostałych świadków i z innych dowodów pozwalają jednoznacznie ustalić okoliczności zdarzenia, możliwe jest sporządzenie protokołu bez oczekiwania na zeznania tej osoby.
Zwolnienie lekarskie lub hospitalizacja poszkodowanego
Obowiązkiem zespołu powypadkowego jest wysłuchanie wyjaśnień poszkodowanego, o ile pozwala na to jego stan zdrowia.
W praktyce zdarza się, że osoba poszkodowana:
- przebywa w szpitalu,
- pozostaje nieprzytomna,
- jest po zabiegu operacyjnym,
- przebywa na długotrwałym zwolnieniu lekarskim,
- nie może uczestniczyć w czynnościach z uwagi na zalecenia lekarza.
W takich przypadkach oczekiwanie na możliwość złożenia wyjaśnień jest całkowicie uzasadnione.
Dopiero gdy stan zdrowia poszkodowanego pozwala na udział w postępowaniu, zespół powinien odebrać jego wyjaśnienia i zakończyć czynności.
Nieobecność członka zespołu powypadkowego
Przepisy wymagają, aby postępowanie prowadził prawidłowo powołany zespół powypadkowy.
Jeżeli jeden z jego członków przebywa:
- na zwolnieniu lekarskim,
- na urlopie macierzyńskim,
- na urlopie wypoczynkowym,
- na innej usprawiedliwionej nieobecności,
pracodawca powinien przede wszystkim rozważyć możliwość powołania osoby zastępującej zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrzną organizacją służby BHP.
Jeżeli jednak z przyczyn organizacyjnych nie jest to możliwe albo zmiana składu mogłaby wpłynąć na prawidłowość prowadzonego postępowania, nieobecność członka zespołu również może uzasadniać przekroczenie 14-dniowego terminu.
Czy można zawiesić postępowanie powypadkowe?
Przepisy nie przewidują formalnej instytucji zawieszenia postępowania powypadkowego na wzór postępowań administracyjnych.
W praktyce oznacza to, że zespół powypadkowy kontynuuje postępowanie w takim zakresie, w jakim jest to możliwe, a po ustaniu przeszkody wykonuje pozostałe czynności.
Jeżeli z powodu obiektywnych okoliczności nie udało się sporządzić protokołu w ciągu 14 dni, należy szczegółowo opisać przyczyny opóźnienia w treści protokołu powypadkowego.
Osoba postronna jako świadek wypadku w pracy
Świadkiem może być również osoba niezwiązana z pracodawcą:
- klient,
- dostawca,
- kierowca,
- pracownik innej firmy,
- przypadkowy przechodzień.
W takim przypadku zespół powypadkowy nie posiada żadnych instrumentów prawnych pozwalających zobowiązać świadka do stawienia się w określonym terminie.
Jeżeli jedyny świadek przebywa na urlopie lub za granicą, jego czasowa niedostępność może stanowić uzasadnioną przyczynę wydłużenia postępowania.
Najważniejsza jest rzetelność postępowania powypadkowego
Celem postępowania powypadkowego nie jest jedynie dotrzymanie terminu.
Najważniejsze jest prawidłowe ustalenie:
- okoliczności wypadku,
- przyczyn zdarzenia,
- naruszonych przepisów i zasad BHP,
- działań profilaktycznych zapobiegających podobnym zdarzeniom w przyszłości.
Jeżeli dla osiągnięcia tego celu konieczne jest oczekiwanie na wyjaśnienia świadka lub poszkodowanego, przepisy dopuszczają sporządzenie protokołu po upływie 14 dni, pod warunkiem odpowiedniego uzasadnienia przyczyn opóźnienia.
Co zrobić, gdy termin 14 dni został przekroczony?
Przekroczenie 14-dniowego terminu na sporządzenie protokołu powypadkowego nie powoduje nieważności postępowania ani nie oznacza konieczności jego rozpoczęcia od początku. Przepisy nie przewidują żadnej sankcji w postaci utraty ważności protokołu sporządzonego po upływie tego terminu.
Najważniejsze jest, aby zespół powypadkowy kontynuował prowadzenie postępowania i sporządził protokół niezwłocznie po ustaniu przyczyn, które uniemożliwiały jego wcześniejsze zakończenie.
Nie przerywaj postępowania
Jeżeli wiadomo, że nie uda się zakończyć postępowania w terminie 14 dni, zespół powypadkowy powinien nadal wykonywać wszystkie możliwe czynności, w szczególności:
- zabezpieczyć materiał dowodowy,
- przeprowadzić oględziny miejsca wypadku,
- wykonać dokumentację fotograficzną,
- zabezpieczyć nagrania monitoringu,
- zebrać dokumentację techniczną,
- przesłuchać dostępnych świadków,
- zgromadzić dokumentację medyczną,
- analizować obowiązujące instrukcje i ocenę ryzyka zawodowego.
Nie należy biernie oczekiwać na powrót świadka lub poszkodowanego, jeżeli w tym czasie można wykonać inne czynności dowodowe.
Po ustaniu przeszkody zakończ postępowanie bez zbędnej zwłoki
Gdy świadek wróci z urlopu, zakończy zwolnienie lekarskie lub poszkodowany będzie mógł złożyć wyjaśnienia, zespół powypadkowy powinien jak najszybciej przeprowadzić brakujące czynności i sporządzić protokół.
Przepisy nie wskazują nowego terminu (np. kolejnych 14 dni). Oznacza to, że dokument należy sporządzić niezwłocznie, czyli bez nieuzasadnionej zwłoki.
Jak udokumentować przekroczenie terminu?
Obowiązek ten wynika wprost z § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy. Jeżeli sporządzenie protokołu nastąpiło po upływie 14 dni, w treści protokołu należy wskazać przyczynę opóźnienia.
Opis powinien być konkretny i odpowiadać rzeczywistym okolicznościom, np.:
- „Przekroczenie terminu sporządzenia protokołu nastąpiło z uwagi na nieobecność jedynego świadka zdarzenia, przebywającego na wcześniej zaplanowanym urlopie wypoczynkowym.”
- „Termin został przekroczony z powodu hospitalizacji poszkodowanego, uniemożliwiającej odebranie wyjaśnień.”
- „Opóźnienie wynikało z długotrwałego zwolnienia lekarskiego świadka będącego jedyną osobą obserwującą przebieg zdarzenia.”
- „Sporządzenie protokołu zostało opóźnione z powodu konieczności oczekiwania na dokumentację medyczną niezbędną do ustalenia okoliczności zdarzenia.”
Warto unikać bardzo ogólnych sformułowań, takich jak „przyczyny organizacyjne” lub „brak możliwości sporządzenia protokołu”, ponieważ podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy mogą zostać uznane za niewystarczające.
Czy Państwowa Inspekcja Pracy może zakwestionować protokół?
Samo przekroczenie 14 dni nie stanowi podstawy do zakwestionowania protokołu powypadkowego. Kontrolujący będą natomiast oceniać, czy:
- opóźnienie było obiektywnie uzasadnione,
- zespół powypadkowy prowadził postępowanie na bieżąco,
- nie doszło do celowego przedłużania czynności,
- przyczyny przekroczenia terminu zostały opisane w protokole,
- postępowanie zostało zakończone niezwłocznie po ustaniu przeszkody.
Jeżeli zespół wykaże, że działał z należytą starannością, a opóźnienie wynikało z okoliczności od niego niezależnych, przekroczenie terminu nie powinno rodzić negatywnych konsekwencji.
Dobra praktyka dla pracodawców dot. terminu postępowania powypadkowego i przygotowania protokołu
Termin 14 dni na sporządzenie protokołu powypadkowego nie ma charakteru bezwzględnego. W praktyce może zostać przekroczony, gdy zespół powypadkowy nie ma możliwości przeprowadzenia wszystkich niezbędnych czynności z przyczyn od siebie niezależnych. Urlop lub zwolnienie lekarskie świadka, hospitalizacja poszkodowanego, nieobecność członka zespołu powypadkowego czy konieczność oczekiwania na dokumentację medyczną należą do najczęściej spotykanych okoliczności usprawiedliwiających wydłużenie postępowania. Kluczowe jest jednak, aby każda przyczyna została udokumentowana i wskazana w protokole powypadkowym.
Aby uniknąć zarzutów podczas ewentualnej kontroli PIP lub sporu z ZUS, warto dokumentować wszystkie okoliczności wpływające na wydłużenie postępowania. Dobrym rozwiązaniem jest sporządzanie krótkich notatek służbowych dotyczących prób kontaktu ze świadkami, uzyskania dokumentacji medycznej czy informacji o okresie nieobecności poszkodowanego lub członka zespołu powypadkowego. Taka dokumentacja pozwala wykazać, że zespół powypadkowy prowadził postępowanie w sposób ciągły i dochował należytej staranności, mimo że sporządzenie protokołu nastąpiło po upływie 14 dni. Jest to szczególnie istotne podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy oraz w przypadku ewentualnych sporów dotyczących uznania zdarzenia za wypadek przy pracy.
Artykuł został opracowany zgodnie z aktualnymi przepisami, w szczególności z rozporządzeniem Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz utrwaloną praktyką w zakresie prowadzenia postępowań powypadkowych.
Zasada czystego biurka – polega na przechowywaniu dokumentów poza zasięgiem wzroku i dłoni osób postronnych oraz niepozostawianiu dokumentów bez nadzoru. Na biurku należy przechowywać wyłącznie to, co w danym momencie jest nam niezbędne do pracy. Wspomniana zasada obejmuję również przestrzeń wokół tj.: ladę, szafki, półki czy tablice korkowe.
Zasada czystego ekranu – polega na uniemożliwieniu osobom nieupoważnionym wyświetlania zawartości ekranu komputera poprzez odpowiednie ustawienie monitora, stosowanie filtrów prywatyzujących, ustawienie automatycznego wygaszacza ekranu oraz każdorazowe blokowanie komputera po odejściu od stanowiska. Nie należy pozostawiać przyklejonych kartek z hasłami dostępu na monitorze komputera czy na biurku.
Zasada czystego wydruku – polega na zabraniu z urządzeń drukujących dokumentów zaraz po ich wydrukowaniu, skserowaniu bądź zeskanowaniu. Pamiętaj, aby po użyciu skanera usunąć plik z folderu sieciowego.
Zasada czystego kosza – polega na zniszczeniu dokumentów, na których znajdują się informacje wrażliwe bądź poufne, w taki sposób, aby ich odczytanie było niemożliwe. W tym celu najlepszym rozwiązaniem jest użycie niszczarki. Nie należy wyrzucać dokumentów do kosza znajdującego się obok biurka w celu uniknięcia dostępu osób nieupoważnionych do dokumentów.
Bezpieczne hasło – Zasady tworzenia i używania haseł